Yrityksissä uusitaan tietojärjestelmiä asioiden hoidon helpottamiseksi ja historiatiedon säilymisen varmistamiseksi. Mutta maltetaanko uuden tietojärjestelmän käyttöönottotilanteessa miettiä myös kokonaisuutta, nähdä aidot mahdollisuudet kehittää ja tehostaa toimintaa?

Ainoastaan hyvä tietojärjestelmä ei auta yrityksen arjessa. Uuden tietojärjestelmän käyttöönotto luo yritykselle mahdollisuuden uudistaa ja muuttaa käytäntöjä, mutta tämä vaatii aktiivista kyseenalaistamista ja kiinnostusta uuteen toimintamaliin. Uusi järjestelmä tuodaan tukemaan nykyisiä ratkaisuja ja prosesseja, jolloin uudesta järjestelmästä ei saada kaikkia mahdollisuuksia otettua irti.

Tietojärjestelmän hankintaa suunniteltaessa on pohdittava ketä varten järjestelmä hankitaan ja mitä henkilöryhmää tämän tulee palvella. Usein HR-järjestelmähankinnalla haetaan tehoja myös esimiestoimintaan.

Usein esimiesten vastuuttaminen ja prosessin hallinta tietojärjestelmän kautta on yrityksissä jotain uutta. Parhaimmillaan sähköinen prosessi ohjeistaa ja tukee esimiestä HR-prosesseissa ja tekee kokonaisuudesta helpommin hallittavan.

On muistettava, että esimiestä työllistää myös manuaalisen prosessin epäselvät lomakkeet ja näihin liittyvät selvitykset. Kiinteä sähköinen prosessi tukee tiedon ymmärrettävyydessä ja varmistaa oikean tiedon keräämisen, jolloin vältytään turhalta, myös esimiestä työllistävältä selvitystyöltä. Samalla luodaan virtaviivaisuutta HR-prosesseihin, joissa myös esimiehellä on usein merkittävä rooli työntekijän rekrytoinnista työsuhteen päättymiseen asti.

Kun HR-järjestelmän käyttöönottovaiheessa heittäydytään rohkeasti uuteen ja pohditaan aidosti esimiestyötä helpottavia, yrityksen strategiaa tukevia ratkaisua, saa yritys käyttöönsä motivoituneita ja alaisten asioista kiinnostuneita esimiehiä. Vaihtoehtoisesti, mikäli esimiehiä ja organisaatiota ei sitouteta järjestelmän käyttöön, tulee HR-järjestelmästä vain HR:n tehoton työkalu.