Toimiiko palkkahallintosi optimaalisella sykkeellä? Miten toimintoja kannattaa kehittää, jotta ne tukevat liiketoiminnan muuttuvia tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla? Miten voi saada nopeasti käyttöönsä alan parhaimmat käytännöt, viimeisimmät työkalut ja tehokkaimmat prosessit?

Palkkahallinnon voikin järjestää monella eri tavalla. Kaiken voi hoitaa itse, voi ulkoistaa osan tai ulkoistaa kaiken.

Omat työntekijät, oma järjestelmä

Kun palkkahallinto on täysin omissa käsissä, sen suurin vahvuus on henkilökohtaisuus ja läheisyys. Työntekijät ja esimiehet saavat henkilökohtaista palvelua ja apu on aina lähellä. Tämä näkyy positiivisena työantajamielikuvana silloin, kun kaikki toimii sujuvasti.

Riskinä mallissa on yleensä palkkahallinnon resurssit. Asiantuntijoita on vain yksi tai kaksi, jolloin sijaisuuksien hoitaminen ja resurssien riittävyys voivat olla haaste. Lainsäädäntö ja viranomaisvaatimukset asettavat vaatimuksensa oman henkilöstön osaamisen ylläpitämiselle, joten koulutukseen pitää investoida riittävästi. Palkkahallinnon vastuualueet ovat nykyään niin laajat, että niin työ- kuin osaamisalueita pitäisi pystyä jakamaan usean työntekijän kesken.

Lisäksi nykyiset HR-järjestelmät ovat varsin järeitä. Mitä useampia palkkahallintoon liittyviä ohjelmistoja on käytössä, sitä useampi pääkäyttäjä ja sitä monimutkaisempaa toiminta on. On pystyttävä huolehtimaan oman henkilöstön teknologisesta osaamisesta sekä kyvykkyydestä kehittää järjestelmiä ja prosesseja. Lakisääteiset vaatimukset edellyttävät, että järjestelmistä on uusin versio käytettävissä esimerkiksi verottajalle tehtävän raportoinnin vuoksi.

Oma järjestelmä, ulkoistettu palvelu

Kun osaaminen on ostettu palveluna, saatavana on aina tuorein ammattitaito. Palveluntarjoaja huolehtii osaajiensa ammattitaidon kehittämisestä ja siitä, että sekä prosessit että parhaat käytännöt ovat mahdollisimman tehokkaat. Palvelut skaalautuvat liiketoiminnan mukaan: jos ajat ovat tiukat, palvelumallia on mahdollista muuttaa ja toisaalta organisaation kasvaessa palvelua on helppo laajentaa uuteen tilanteeseen sopivaksi.

Palvelun ostaminen edellyttää niin ostajalta kuin palveluntarjoajalta ammattitaitoa. Työnjaon ja vastuiden pitää olla selkeät ostajan ja palveluntuottajan välillä. Molempien osapuolien pitää myös ymmärtää palvelusopimuksen vaikutukset samalla tavalla, jotta ostajan työntekijät ja esimiehet eivät pety palvelutasoon tai uusiin toimintatapoihin.

Kokonaisulkoistus

Kun koko palkkahallinto ulkoistetaan palveluntarjoajalle, suurimpia etuja ovat standardisoidut toimintamallit, palkka-asiantuntijoiden laajempi osaaminen ja toimivat, mahdollisimman pitkälle automatisoidut prosessit. Ostajan ei tarvitse myöskään huolehtia järjestelmän hankinnasta, ylläpidosta eikä kehittämisestä.

Suurin riski on, että palvelukokonaisuus ei lopulta vastaakaan ostajan odotuksia. On harkittava tarkkaan, mikä on sopiva kokonaisuus, tuotetaanko palvelu läsnä- vai etätyönä vai niiden kombinaationa, mikä on sopiva osaamistaso ajatellen toiminnan jatkuvaa kehittämistä, minkälainen ohjausmalli tarvitaan. Mitä enemmän ihmistyötä ja osaamista tarvitaan palvelun tuottamiseen, sitä kalliimpaa palvelun tuottaminen on.

Jotta palkkahallinnon voi organisoida oikein, nykytilan kartoittaminen ja ymmärtäminen on tärkeää. Koska prosessit läpäisevät koko organisaation, on tiedettävä kokonaistilanne, jotta voidaan ymmärtää, miten haluttuun lopputulokseen päästään.