Ovatko kustannukset yleisin syy, minkä vuoksi yritysjohto harkitsee HR:n ulkoistamista ja palveluna ostamista? Vai onko yhä useammin ulkoistamisessa kysymys muistakin asioista?

Mitä haluat saada aikaan?

HR:n painopistealueiden tulisi aina pohjautua liiketoimintastrategiaan. Kun yrityksen strategia muuttuu, HR:n toimintamallienkin tulisi muuttua. Eri tilanteissa vaaditaan erilaisia ratkaisuja ja palveluja. Oleellista on siis ymmärtää: mitä tavoitellaan liiketoiminnassa? Mikä on organisaation elinkaaren vaihe? Mitä organisaatio tarvitsee? Mitä halutaan saada aikaiseksi?

Tavoitteena voi olla esimerkiksi prosessien tehostaminen, muuttuvaa toimintaympäristöä joustavasti mukaileva palvelumalli tai osaamisen kehittäminen. Palvelu on apuna erityisesti juuri silloin, kun haetaan osaamista, joustavuutta ja kehittämisvoimaa. Kustannusten tulee olla tällöinkin kohdallaan suhteessa hyötyihin, vaikka ne eivät ensisijaisesti ohjaakaan päätöksentekoa.

Toimittaja vai kumppani?

Yritykset ovat perinteisesti ulkoistaneet prosesseja tai prosessien osia tehostaessaan toimintamallejaan. Mikäli yrityksellä on jo vakiintuneet toimintamallit, jotka se haluaa antaa ulkoisen palveluntarjoajan hoidettaviksi, yhteistyö on lähinnä asiakas-toimittaja-tasoa. Tällöin palvelun onnistuminen mitataan suoraan palvelutasosopimuksessa määritellyillä tekijöillä.

Kun prosessit ovat vielä hiomattomia ja liiketoiminta kenties lisäksi muuttuvaa, tarvitaan joustavuutta ja kehityskykyä, jolloin pelkkä toimitusmalli ei enää riitä. Tällöin tulee hakea kumppania, jolla on kyky tuoda organisaatioon toimintamalleja, laajaa ja syvällistä osaamista sekä kykyä joustaa liiketoiminnan muuttuvissa tilanteissa. Pitää siis pystyä toimimaan käytännössä tavoitteiden toteuttamiseksi. Yhteistyö asiakkaan kanssa on kiinteää, jotta haluttu muutos toteutuu ja toimintaa saadaan vietyä jatkuvasti eteenpäin ja uudelle tasolle. Yhteisen onnistumisen mittaaminen tapahtuu tällöin liiketoimintatulosten kautta, ei pelkästään HR:n suoritemittareita ja palvelutasosopimusta seuraten.

Perinteiseen prosessiulkoistukseen verrattuna palvelu tuodaankin kumppanuudessa osaksi asiakkaan organisaatiota eli sisäistetään palvelu liiketoiminnan kokonaisuus huomioon ottaen.

Palvelua on johdettava tavoitteellisesti

HR:n tai sen osien ulkoistaminen ei tarkoita, että henkilöstötyön toiminnot voi heittää kokonaan mielestään. Organisaation on johdettava yhteistyötä. Oleellista on varmistua siitä, että operatiiviset toiminnot ovat palkanmaksua myöten kunnossa, jolloin HR:lle jää paremmin aikaa henkilöstötyön johtamiseen tavoitteiden mukaisesti. Oikein johdettu ’sisäistetty’ HR-palvelu on toimitusjohtajan ja esimiesten luottopelaaja, joka astuu kehiin vaikeissa tilanteissa ja hoitaa asiat mallikkaasti.

Yhteistyötä ohjaa yhteinen liiketoiminnan tavoitteisiin perustuva priorisoitu tiekartta ja säännölliset tarkistuspisteet. Näin varmistetaan liiketoiminnan kehittymisen kannalta oikea suunta ja yhteinen näkemys etenemisestä. Tämä edellyttää, että asiakas tuntee omat toimintonsa ja prosessinsa perusteellisesti ymmärtääkseen niiden vaikutukset tarvittavaan palveluun. HR:n taas tulee olla riittävästi liiketoiminnassa mukana, jotta se ymmärtää johdon tarpeet ja toimintaympäristön muutokset.

Onnistunut palvelumalli perustuukin vahvaan keskinäiseen luottamukseen ja kumppanin rautaiseen ammattitaitoon.