Suomessa noin puolet yrityksistä ovat siirtäneet palkkahallinnon taloushallinnon alta HR-toimintoihin. Tämä on loogista, sillä palkkahallinnon toimivuus vaikuttaa suoraan henkilöstöjohtamiseen ja -kokemukseen. On vaikea motivoida työntekijöitä, jos heidän palkka-asiansa eivät toimi kunnolla.

Kuten muiltakin liiketoimintaa tukevilta yksiköiltä, palkkahallinnolta edellytetään yhä vahvempaa linkittymistä bisnekseen ja sen kehittämiseen. Tämä puolestaan asettaa yhä suurempia odotuksia palkka-asiantuntijoiden osaamiselle.

Palkka-asiantuntija hallitsee teknologian

Nykyiset HR-järjestelmät ovat niin laajoja, että käyttäjien on oltava syvällisiä osaajia, jotta manuaalista työtä voidaan automatisoida. Sähköistetyt prosessit antavat entistä enemmän aikaa esimiesten ja työntekijöiden palveluun. Samalla palkka-asiantuntijan on pystyttävä valvomaan, että järjestelmä ja prosessit toimivat mahdollisimman tehokkaasti.

Ei riitä, että järjestelmien toimivuutta valvotaan. Palkka-asiantuntijan pitää osata muokata ja kehittää järjestelmää edelleen muuttuvien liiketoiminnan tarpeiden mukaisesti. Omaa toimintaa pitää sen vuoksi jatkuvasti analysoida: minkälaiset ratkaisut tukevat parhaiten liiketoimintaa, keitä organisaation eri portaissa halutaan palvella ja millä tavoin, minkälaisia prosesseja voidaan sähköistää, minkälaisia kompetensseja palkkahallinnossa tarvitaan, että tämä kaikki on ylipäätään mahdollista.

Teknologia mahdollistaa älykkään raportoinnin

Sekä organisaation sisäiset asiakkaat että viranomaiset tarvitsevat yhä monipuolisempia raportteja palkkahallinnolta. Niiden tekeminen käsin voi viedä päiviä tai olla jopa mahdotonta tuottaa ilman tietojärjestelmiä. Modernit HR-järjestelmät mahdollistavat monipuoliset ja monimutkaisetkin raportit napin painalluksella.

Mutta ennen napin painallusta palkka-asiantuntijan pitää kyetä kehittämään ja tuottamaan erilaisia raporttipohjia. Taloushallinto on kiinnostunut kuukausittaisista palkkakuluista ja niiden ennusteista, HR haluaa tietää, paljonko ihmisten osaamisen kehittämiseen on investoitu ja johto haluaa tehostaa sähköisiä laskukäytäntöjä. Palkka-asiantuntijan pitää ymmärtää, miten palkkahallinto linkittyy liiketoiminnan eri osioihin, nähdä siitä syntyvä kokonaiskuva ja ymmärtää, miten prosessit rakentuvat osioiden välillä. Vasta sitten hän pystyy tuottamaan oikeanlaista tietoa muulle organisaatiolle.

Palkka-asiantuntija on aktiivinen palvelija

Takana ovat ne ajat, jolloin palkkahallinto hoiti työnsä hiljaa takahuoneessa. Nykyaikainen palkka-asiantuntija on aktiivinen oman organisaationsa palvelija. Hän on ulospäin suuntautunut ja tekee tiivistä yhteistyötä niin HR:n kuin taloushallinnon kanssa toiminnan jatkuvaksi kehittämiseksi.

Palkkahallinnon ammattilainen suosii ratkaisukeskeistä toimintatapaa parhaiden käytäntöjen tunnistamiseksi. Kehittämisen pitää olla myös systemaattista ja läpinäkyvää. Tieto ei saa jäädä asiantuntijan omien korvien väliin, vaan kriittiset prosessin osat pitää olla kuvattuna ja ohjeistettuna, jotta muut voivat ottaa kopin tarvittaessa.

Aktiivisuus edellyttää myös rohkeutta. Rohkeutta kyseenalaistaa olemassa olevia käytäntöjä, rohkeutta muuttaa toimintamalleja, jos huomaa puutteita niiden toimivuudessa. Rohkeutta nostaa kissa pöydälle, kun asiat eivät suju odotetusti tai sovitulla tavalla.

Moderni palkanlaskija onkin oman organisaationsa palkkaprosessin asiantuntija ja aktiivinen kehittäjä.