HR-järjestelmä tuo esimiehille mahdollisuuden olla lähellä työntekijöiden arkea ja mm. raportoida itsenäisesti esimiesrooliin kuuluvia, usein lakisääteisiäkin asioita. Kun järjestelmä on viety esimiestasolle kokonaisvaltaisesti lisää tämä esimiesten sitoutumista ja innostusta huolehtia alaisten asioista. Tehokas HR-järjestelmä mahdollistaa paremman alaissuhteen, kun tieto on avointa ja kaikkien osapuolten saatavilla. Käyttöönoton ja jatkuvan käytön tilanteessa esimies kaipaa kuitenkin tukea arjessa, jotta järjestelmä säilyy tehokkaassa käytössä.

HR-järjestelmää käyttöönotettaessa on pohdittava miten järjestelmän tulee palvella esimiestä. Sen tulisi tarjota tietoa, jota esimies tarvitsee organisaatiosta, jotta esimiestyötä voidaan tehdä tehokkaasti. Usein tämä tieto koskee bonus/provisiomallia, työsopimuksia, loma- ja poissaolotietoja sekä palkkatietoja. Kokonaisuuden hallinta on erityisen tärkeää siinä mielessä, että järjestelmien määrä saadaan pidettyä kohtuullisena.

HR-järjestelmän tavoitteena on saada mahdollisimman paljon asioita yhteen järjestelmään, jotta turhat käyttöoikeudet tai siirtymät järjestelmien välillä eivät aiheuta turhaa haastetta esimiestyössä. Tietojen on hyvää olla yhdessä paikassa kootusti saatavilla. Tehokkaan HR-järjestelmän kautta tämä on mahdollista saavuttaa.

Kehityskeskustelumalli yrityksissä on osin tällä hetkellä murroksessa, mutta esimerkiksi osaamisen seurantaan olisi oltava tehokas työkalu, joka kertoo koulutusten tai sertifikaattien umpeutumisesta. Esimiehen tulee olla ajan tasalla, että yhtiö toiminnallaan täyttää lakisääteiset velvollisuudet ja että työntekijöiden osaaminen on vaaditulla tasolla.

Ohjelmistotarjoajat korostavat tietojärjestelmien tehtävänä olevan ensisijaisesti kaikkien organisaatiotasojen elämän helpottaminen niin, että työtä vapautuu tuottavaan työhön.

Tämä on helppo allekirjoittaa. Jotta tavoite on mahdollista saavuttaa, esimiehen käytössä olevan järjestelmän on oltava tarpeeksi yksinkertainen. Kaikki ylimääräiset tietokentät luovat turhaa tehottomuutta ja turhautumista. Järjestelmän tulee muokkautua vastaamaan yrityksen prosesseja – ei toisin päin. Järjestämät helpottavat arkea juuri niin paljon kuin niitä osataan vain hyödyntää.

Käyttöönottovaiheessa esimiehille on annettava kunnollinen ja kattava koulutus ja muistaa tukea esimiestä myös arjen työssä. Kunnollinen perehdytys on tarpeen, jotta esimies pärjää järjestelmän kanssa hektisessä arjessa. Pelkkä käyttöoppaan postitus esimiehille ei riitä perehdytykseen.