(in English)

KÄYTTÖEHDOT JA TIETOSUOJASELOSTE TYÖNHAKIJOILLE

Päivitetty 23.5.2018

 

Käyttöehdot

 

1. Tämä rekrytointipalvelu on Accountor-konsernin hallinnoima ja HR4 Group Oy ja sen tytäryhtiöt HR4 Solutions ja Promenade Research Oy:n (jäljempänä HR4) käyttöön tarkoitettu rekrytointipalvelu.

2. Palvelun rekisteröity käyttö edellyttää, että hakija sitoutuu noudattamaan näitä käyttöehtoja. Hakija hyväksyy nämä ehdot rekisteröitymisen yhteydessä. HR4:llä on oikeus milloin tahansa muuttaa näitä ehtoja, jolloin muutokset tulevat voimaan hakijan hyväksyessä muutokset palveluun rekisteröitymisen yhteydessä.

3. HR4 sitoutuu huolehtimaan palveluun tallennettujen työpaikkahakemusten tietosuojasta henkilötietolain (523/1999) mukaisena rekisterinpitäjänä. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käytetään ainoastaan käyttöehdoissa kuvattuun tarkoitukseen. Kaikkea järjestelmään syötettyä tietoa käsitellään Suomen ja Tanskan henkilötietolakien säännösten mukaisesti. Tiedot tallennetaan turvallisille palvelimille, jotka sijaitsevat EU:n alueella. Tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä tarkemmin. Hakija hyväksyy tietosuojaselosteen ehdot käyttämällä HR4:n palveluita.

4. HR4 käyttää evästeitä palvelun laadun parantamiseen. Eväste on hakijan tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Se mahdollistaa palvelun käyttöön liittyvien tietojen käsittelyn. Saatujen tietojen avulla palvelua on mahdollista analysoida ja kehittää hakijalle paremmaksi.

5. Hakija saa palveluun henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Hakija vastaa käyttäjätunnuksen ja salasanan perusteella tapahtuvasta palvelun käytöstä.

6. Hakijalla on mahdollisuus palvelun välityksellä selata palveluun tallennettuja työpaikkailmoituksia ja tehdä sähköinen työhakemus. Hakija vastaa palveluun tallentamiensa tietojen oikeellisuudesta.

7. Palvelu on lähtökohtaisesti käytössä 24/7/365. HR4 ei kuitenkaan vastaa palvelun virheistä, käyttökatkoksista ja niiden aiheuttamasta palvelun käytön estymisestä tai palvelun katkeamisesta. HR4:llä on oikeus milloin tahansa lakkauttaa palvelu kokonaan tai osin tai tehdä siihen haluamiaan muutoksia. HR4:llä on myös oikeus purkaa hakijan käyttöoikeus palveluun päättymään välittömästi, mikäli hakija on rikkonut näitä käyttöoikeusehtoja. HR4 ei ole vastuussa mistään suorista, epäsuorista, välittömistä tai välillisistä vahingoista, jotka johtuvat palvelun tai sen sisällön käyttämisestä tai käytön estymisestä, vaikka HR4:lle olisi etukäteen ilmoitettu tällaisten vahinkojen mahdollisuudesta.

8. HR4 vastaa palvelun välityksellä tehtyjen työhakemusten välittymisestä työpaikkailmoituksen tehneelle työnantajalle vain silloin, kun palvelu ilmoittaa hakijalle tämän jättämän hakemuksen tallentumisesta järjestelmään.

9. Palveluun jätetty työpaikkahakemus ja sen sisältämät hakijaa koskevat tiedot tallentuvat (jos halutaan palveluun ja on työpaikkailmoituksen tehneen työnantajan käytettävissä rekrytointipäätöksen tekemiseen. Hakijan päivittäessä palveluun tallentamiaan perustietoja (mm. nimi, osoite ja yhteystiedot), päivitetyt tiedot ovat kaikkien niiden työnantajien käytössä, joille hakija on osoittanut työhakemuksen.

10. Palvelu ja sen sisältö ovat HR4:n tai sen yhteistyökumppaneiden omaisuutta, joka on suojattu tekijänoikeuslaeilla ja kansainvälisillä tekijänoikeussopimuksilla, sekä muulla immateriaalioikeuslainsäädännöllä. HR4 ei myönnä hakijalle suoria tai epäsuoria oikeuksia mihinkään immateriaalioikeuksiin.

11. Palvelun käyttämiseen ja näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintasäännöksiä. Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet ensisijaisesti neuvotteluteitse. Mikäli sovintoratkaisuun ei päästä, palvelun käyttöön liittyvät erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.

 

TIETOSUOJASELOSTE TYÖNHAKIJOILLE

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka HR4 Group Oy ja sen tytäryhtiöt HR4 Solutions ja Promenade Research Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja työhakemuksen ja HR4 Solutions Oy rekrytointiprosessin yhteydessä.

 

1. REKISTERINPITÄJÄ
Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on HR4 Group Oy ja sen tytäryhtiöt HR4 Solutions ja Promenade Research Oy (jäljempänä ”HR4”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Accountor vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

HR4 Solutions Oy
Yritystunnus: 2399278-6
Osoite: Keilaniementie 1, 02150 Espoo
Puhelinnumero: +358 10 778 1700

Tietosuojasta vastaavan henkilön nimi:

Petri Torp, Valonööri
Osoite: Keilaniementie 1, 02150 Espoo
Sähköposti: petri.torp@hr4.fi

Olemme osa Accountor -konsernia. Konsernin tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Päivi Konttila-Lokio, Tietosuojavastaava
Osoite: Siltasaarenkatu 18-20A, 00530 Helsinki, Suomi
Sähköposti: paivi.konttila-lokio@accountor.fi

 

2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme henkilötietoja suoraan sinulta. Soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten julkisista tietokannoista.
Keräämme ja käsittelemme sellaisia hakijoihin liittyviä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työhakemusten käsittelyn ja rekrytointiprosessin kannalta, kuten

  • perustiedot, esim. nimi, kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero
  • työhakemukseesi sisältyvät tiedot ja siihen liittyvät dokumentit, esim. koulutustiedot, aikaisempi työkokemus, tutkinnot, kielitaito ja suosittelijat; ja
  • rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, esim. tiedot, jotka koskevat rekrytointiprosessin etenemistä, hakemusta koskevat muistiinpanot ja mahdolliset haastattelut, tarvittaessa soveltuvuusarviointeja koskevat tiedot sekä suosittelijat.

 

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Käsittelemme hakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessissa, esimerkiksi työhakemusten käsittelyyn, hakijoiden informointiin rekrytointiprosessin etenemisestä, haastattelujen järjestämiseksi sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden testaamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen meille lähettämääsi hakemukseen perustuvan pyynnön nojalla.

Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavan lain sallimassa laajuudessa voimme myös käsitellä henkilötietoja luotettavuusarviointiin tai taustaselvityksen tekemiseen antamasi suostumuksen perusteella.

 

4. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Voimme luovuttaa henkilötietoja Accountor-konsernin sisällä. Toinen Accountor -konserniin kuuluva yritys voi käsitellä henkilötietojasi puolestamme. Kyseinen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun siirtää henkilötietoja konserniyhtiöiden välillä sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa ja harjoittaaksemme liiketoimintaamme tehokkaasti, kuten käyttääksemme keskitettyjä rekrytointijärjestelmiä.

Voimme myös luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

  • lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa;
  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. ulkoistettu rekrytointi ja soveltuvuuskokeet). Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
  • mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä;
  • kun uskomme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisten pyyntöön vastaamiseksi; ja
  • sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee esim. suosittelijat.

 

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Emme siirrä rekrytointiprosessissa käsiteltäviä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen sovellettavan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Säilytämme henkilötietoja 360 päivää hakemuksen jättämisestä.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

 

7. SINUN OIKEUTESI
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai, joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle, sovellettavan lain mukaisesti.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen hrtiimi@hr4.fi.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tästä: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

 

8. TIETOTURVA

Toteutamme toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet), jotka ovat tarkoituksenmukaisia henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkiksi, rekisterin ylläpitoon tarvittavat palvelimet sijaitsevat lukituissa ja kulkuoikeuksin suojatuissa tiloissa. Järjestelmään käyttöön vaaditaan HR4:n myöntämä, salasanoin suojattu ja henkilön tehtävään liittyvä käyttöoikeus. Oikeus järjestelmän käyttöön päättyy, jos henkilö siirtyy pois niistä tehtävistä, joiden takia käyttöoikeus on hänelle myönnetty. Rekisteriä pidetään tietoverkossa, joka on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla. Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävät luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta sovellettavien lakien mukaisesti.

 

9. SELOSTEEN MUUTTAMINEN
Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivuillamme [https://hr4.fi/tietosuojaseloste-tyonhakijoille/], josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.

 

10. OTA YHTEYTTÄ
Voit kysyä tästä Selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä ottamalla yhteyttä hrtiimi@hr4.fi.

 

TERMS OF USE AND PRIVACY STATEMENT FOR APPLICANTS

Last updated 23.5.2018

TERMS OF USE

1. This is a recruitment service managed by Accountor Group and intended for HR4 Group Oy and its subsidiary companies HR4 Solutions and Promenade Research Oy (later called HR4).

2. In order to use the service, registered applicant must agree to comply with these terms of use. This is confirmed upon registration. HR4 is entitled to change these terms at any time, and the changes become effective once the applicant confirms acceptance in conjunction with registration.

3. HR4 undertakes to ensure the protection of privacy with regard to job applications saved in the service in the role of a data controller as referred to in the Finnish Personal Data Act (523/1999). The personal data is treated as confidential and only for the purpose described in this terms of use. All the data fed into the system by the applicant is processed in accordance with the Finnish Personal Data Act and with the Danish Personal Data Protection Act. All the data is stored on secure servers located in the EU. The processing of personal data is described in more detail in the privacy policy. By using the service applicant agrees to the privacy policy.

4. HR4 is using cookies to improve the quality of the service. A cookie is a text file that is sent and stored on the computer of the applicant. It makes possible to process the information related to the service. With the information gained it’s possible to analyze and improve the service for the applicant.

5. The applicant receives a personal username and password for the service. The applicant shall be responsible for all use of the service with these details.

6. With the service, the applicant can browse job advertisements stored in the service and submit electronic job application. The applicant is responsible for the correctness of the information they enter using the service.

7. As a rule, the service is available 24/7/365. However, HR4 shall not be liable for any errors or interruptions in service availability and the consequent inability to use the service. HR4 is entitled to close the service entirely or in part, and to make any changes to the service at any time. HR4 is also entitled to revoke the applicant’s rights to access the service immediately if the applicant breaches these terms of use. HR4 is not liable for any direct or indirect damages arising out of the use, or the inability to use the service or its content even if HR4 has been advised of the possibility of such damages in advance.

8. HR4 is responsible for the forwarding of job applications submitted using the service only in cases when the applicant receives a confirmation of the application being successfully saved in the system.

9. Job applications submitted in the service are saved in the system and become available for employer to use in its recruitment processes. When the applicant updates his/her basic personal data (e.g. name, address and contact information) provided in the service, the updated information becomes available to any employer the applicant has addressed the application to.

10. The service and its content are the property of HR4 and its co-partners, protected by copyright laws and international copyright agreements as well as other intellectual property legislation. HR4 does not give the applicant immaterial rights to any information or content in the Service.

11. Any disputes arising out of the use of the service or these terms of use shall be governed by the laws of Finland excluding its choice of laws rules. The parties shall seek to settle disputes by negotiating. If dispute negotiations between the parties are inconclusive, then the dispute shall be finally resolved in the District Court of Helsinki.

PRIVACY STATEMENT FOR APPLICANTS

This Privacy Statement (hereinafter ”Statement”) informs you how HR4 Solutions Oy collects, uses or shares your personal data in connection with your job application and the recruitment process with HR4 Solutions Oy.

1. DATA CONTROLLER

The data controller in accordance with the applicable data protection law is HR4 Group Oy and its subsidiary companies HR4 Solutions and Promenade Research Oy (hereinafter together ”HR4”, ”we”, ”us” or ”our”). Accountor is responsible for ensuring that your personal data is processed in compliance with this Statement and applicable data protection laws.

Contact details of the data controller:

HR4 Group Oy
Business ID: 2399278-6
Address: Keilaniementie 1, 02150 Espoo
Phone: +358 10 778 1700

Contact details of the person responsible for data protection:

Petri Torp, Senior Research Consultant
Address: Keilaniementie 1, 02150 Espoo
Email: petri.torp@hr4.fi

We are part of Accountor Group. Contact details of the Group Data Protection Officer:

Päivi Konttila-Lokio, Data Protection Officer
Address: Siltasaarenkatu 18-20A, 00530 Helsinki, Finland
Email: paivi.konttila-lokio@accountor.fi

2. COLLECTION OF PERSONAL DATA

We may collect your personal data through different means. Primarily, we collect personal data directly from you. When allowed by applicable laws, we may also collect personal data from other sources, such as publicly available databases.

We collect personal data concerning applicants that is necessary to manage the job application and the recruitment process, such as

  • basic personal data, e.g. name, home address, email address, phone number;
  • information contained in your job application and documents presented in that context, e.g. information about your education, previous work experience, qualifications, language skills, and references; and
  • information collected and processed during the recruitment process, e.g. information about the progress of the recruitment process, notes concerning your application and possible interviews, and information concerning possible aptitude tests, and references.

3. PURPOSE AND LEGAL BASIS FOR PROCESSING PERSONAL DATA

We process personal data of applicants to manage the recruitment process, such as to handle job applications, to inform applicants about the progress of recruitment, to arrange interviews and to test professional and personal capabilities. The legal basis for processing personal data is to take steps prior to entering into a possible employment contract at your request by submitting your job application to us.

Under specific circumstances and to the extent permitted by applicable laws, we may also process personal data for a reliability assessment or background verification based on the consent given.

4. TRANSFERS AND DISCLOSURES OF PERSONAL DATA

We may disclose your personal data within the Accountor Group. Your personal data may also be processed by another Accountor Group entity on behalf of us. We base this processing on our legitimate interest to transmit personal data within the Accountor Group for internal administrative purposes, such as for the purposes of management reporting and for operating our business effectively, such as for using centralized recruitment systems.

We may disclose personal data to third parties:

  • when permitted or required by law;
  • when our trusted services providers process personal data on behalf of us and under our instructions (e.g. outsourced recruitment and aptitude tests). We will control those providers and be responsible for the use of your personal data at all times;
  • if we are involved in a merger, acquisition, or sale of all or a portion of our assets;
  • when we believe in good faith that disclosure is necessary to protect our rights, protect your safety or the safety of others, investigate fraud, or respond to a government request; and
  • with your consent to parties the consent relates to e.g. referees.

5. TRANSFERS OF PERSONAL DATA OUTSIDE THE EU/EEA

We do not transfer your personal data outside the EU or the European Economic Area for managing your employment relationship.

6. RETENTION OF PERSONAL DATA

Your personal data will be retained only for as long as necessary to fulfill the purposes defined in this Statement. Personal data might be retained after the recruitment process has ended, if required or allowed by applicable laws. We store your personal data for 360 days after you have entered your application.

WHEN YOUR PERSONAL DATA IS NO LONGER REQUIRED BY LAW OR RIGHTS OR OBLIGATIONS BY EITHER PARTY, WE WILL DELETE YOUR PERSONAL DATA.

7. YOUR RIGHTS

You have a right to access personal data we process about you. You may access, correct, update, change or ask removal of your personal data at any time. However, please note that certain information is strictly necessary in order to fulfil the purposes defined in this Statement and may also be required by law. Thus, such personal data may not be removed.

You have a right to object for certain processing. To the extent required by applicable data protection law, you have a right to restrict data processing.

You have a right to data portability, i.e. right to receive your personal data in a structured, commonly used machine-readable format and transmit your personal data to another data controller, to the extent required by applicable law.

If our processing of your personal data is based on a consent, you have a right to withdraw the consent at any time. We will no longer process your personal data on the purposes consented, unless there is another legal ground for the processing.

Please send above-mentioned requests to us at hrtiimi@hr4.fi. If you think there is a problem with the way we are handling your personal data, you have a right to file in a complaint to your national data protection authority in the EU/EEA. In Finland, that is data protection authority is tietosuojavaltuutettu. You can find contact details of Finland’s data protection authority here: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

8. SECURITY

We maintain security measures (including physical, electronic, and administrative) that are appropriate to protect personal data from loss, destruction, misuse, and unauthorized access or disclosure. For example, servers on which the register is maintained are located in a secured datacenter within the EU. Access to the system requires a password protected access right granted by HR4 as this is necessary for carrying out the job duties. The right of access to the system ends if a person takes up other duties than those for which access rights were given. The register is stored in a network and it is protected from public network by means of fire walls. Transfer of confidential information via public network is protected by technical means.

Please be aware that, although we endeavour to provide appropriate security measures for personal data, no security system can prevent all potential security breaches. If a security breach occurs, we will inform you in accordance with applicable laws.

9. CHANGES TO THIS STATEMENT

We may change this Statement from time to time. If we make any changes to this Statement, we will let you know it in our website at [https://hr4.fi/privacy-statement-for-applicants/], where you will also find the latest version of this Statement

10. CONTACT US

If you have any questions regarding this Statement or the personal data we process about you, please contact us at hrtiimi@hr4.fi.