TIETOSUOJASELOSTE TYÖNHAKIJOILLE

Päivitetty 23.5.2018

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka HR4 Group Oy ja sen tytäryhtiöt HR4 Solutions ja Promenade Research Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja työhakemuksen ja HR4 Solutions Oy rekrytointiprosessin yhteydessä.

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on HR4 Group Oy ja sen tytäryhtiöt HR4 Solutions ja Promenade Research Oy (jäljempänä ”HR4”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Accountor vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

HR4 Group Oy
Yritystunnus: 2399278-6
Osoite: Keilaniementie 1, 02150 Espoo
Puhelinnumero: +358 10 778 1700

Tietosuojasta vastaavan henkilön nimi:

Petri Torp, Valonööri
Osoite: Keilaniementie 1, 02150 Espoo
Sähköposti: petri.torp@hr4.fi

Olemme osa Accountor -konsernia. Konsernin tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Päivi Konttila-Lokio, Tietosuojavastaava
Osoite: Keilaniementie 1, 02150 Espoo, Suomi
Sähköposti: paivi.konttila-lokio@accountor.fi

 

2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme henkilötietoja suoraan sinulta. Soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten julkisista tietokannoista.

Keräämme ja käsittelemme sellaisia hakijoihin liittyviä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työhakemusten käsittelyn ja rekrytointiprosessin kannalta, kuten

  • perustiedot, esim. nimi, kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero
  • työhakemukseesi sisältyvät tiedot ja siihen liittyvät dokumentit, esim. koulutustiedot, aikaisempi työkokemus, tutkinnot, kielitaito ja suosittelijat; ja
  • rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, esim. tiedot, jotka koskevat rekrytointiprosessin etenemistä, hakemusta koskevat muistiinpanot ja mahdolliset haastattelut, tarvittaessa soveltuvuusarviointeja koskevat tiedot sekä suosittelijat.

 

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Käsittelemme hakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessissa, esimerkiksi työhakemusten käsittelyyn, hakijoiden informointiin rekrytointiprosessin etenemisestä, haastattelujen järjestämiseksi sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden testaamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen meille lähettämääsi hakemukseen perustuvan pyynnön nojalla.

Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavan lain sallimassa laajuudessa voimme myös käsitellä henkilötietoja luotettavuusarviointiin tai taustaselvityksen tekemiseen antamasi suostumuksen perusteella.

 

4. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Voimme luovuttaa henkilötietoja Accountor-konsernin sisällä. Toinen Accountor -konserniin kuuluva yritys voi käsitellä henkilötietojasi puolestamme. Kyseinen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun siirtää henkilötietoja konserniyhtiöiden välillä sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa ja harjoittaaksemme liiketoimintaamme tehokkaasti, kuten käyttääksemme keskitettyjä rekrytointijärjestelmiä.

Voimme myös luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

  • lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa;
  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. ulkoistettu rekrytointi ja soveltuvuuskokeet). Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
  • mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä;
  • kun uskomme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisten pyyntöön vastaamiseksi; ja
  • sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee esim. suosittelijat.

 

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Emme siirrä rekrytointiprosessissa käsiteltäviä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen sovellettavan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Säilytämme henkilötietoja 360 päivää hakemuksen jättämisestä.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

 

7. SINUN OIKEUTESI

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai, joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle, sovellettavan lain mukaisesti.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen hrtiimi@hr4.fi.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tästä: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

 

8. TIETOTURVA

Toteutamme toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet), jotka ovat tarkoituksenmukaisia henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkiksi, rekisterin ylläpitoon tarvittavat palvelimet sijaitsevat lukituissa ja kulkuoikeuksin suojatuissa tiloissa. Järjestelmään käyttöön vaaditaan HR4:n myöntämä, salasanoin suojattu ja henkilön tehtävään liittyvä käyttöoikeus. Oikeus järjestelmän käyttöön päättyy, jos henkilö siirtyy pois niistä tehtävistä, joiden takia käyttöoikeus on hänelle myönnetty. Rekisteriä pidetään tietoverkossa, joka on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla. Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävät luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta sovellettavien lakien mukaisesti.

 

9. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivuillamme

[https://hr4.fi/tietosuojaseloste/, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.

 

10. OTA YHTEYTTÄ

Voit kysyä tästä Selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä ottamalla yhteyttä hrtiimi@hr4.fi.

Päivitysloki:

20.11.2018 teknisiä muutoksia