Toimiva palkkahallinto on yrityksen kivijalka. Se ei häiritse liiketoimintaa eikä muun organisaation tarvitse käyttää sen prosesseihin yhtään ylimääräistä aikaa. Jos palkkahallinto ei toimi, sen rutiinit syövät valtavasti organisaation aikaa.

Esimiehet eivät pysty noudattamaan kuvattuja HR-prosesseja tarkoituksenmukaisesti, palkkahallinto on höylätty niin ohueksi, että sen oma osaaminen ei ehkä riitä asioiden loppuun viemiseen, saatikka toiminnan tehostamiseen ja kehittämiseen. Työntekijät pyörittävät paperibyrokratiaa, kun prosesseja ei ole sähköistetty. Sellaisella alalla, jossa kilpaillaan osaavasta henkilöstöstä, työntekijät valitsevat mieluummin työnantajan, jonka palkat tulevat oikein ja ajallaan.

Yhden käsin tehdyn matkalaskun hinta on noin 25 euroa kaikkine työkuluineen: työntekijä kaivaa kuitit ja syöttää tiedot, esimies hyväksyy, palkkahallinto kirjaa ja maksaa. Vastaavan sähköisen peruslomakkeen kustannus on noin 15 euroa. Jos 100 hengen yrityksen työntekijät tekevät vain yhden sähköisen lomakkeen kuukaudessa paperilomakkeiden sijaan esimerkiksi lomista, poissaoloista, tunti-ilmoituksista tai palkankorotuksista, säästöä syntyy noin 18 000 euroa vuodessa. Tuon summan voisi investoida tehokkaan palkkahallinnon kehittämiseen.

Toimiva palkkahallinto palvelee organisaatiota ja sitä kehitetään osana koko organisaation toimintaa. Tällöin esimiehet pystyvät itse hallinnoimaan tiiminsä HR-asioita, etsimään tietoa järjestelmästä ja rakentamaan raportteja tarpeen mukaan.

Silloin, kun palkkahallinto EI ole johtoryhmän asialistalla, homma hoituu hyvin.