(in English)

KÄYTTÖEHDOT JA TIETOSUOJASELOSTE

Käyttöehdot

1. Tämä rekrytointipalvelu on Accountor-konsernin hallinnoima ja HR4 Solutions Oy:n sekä Promenade Research Oy:n (jäljempänä HR4) käyttöön tarkoitettu rekrytointipalvelu.

2. Palvelun rekisteröity käyttö edellyttää, että hakija sitoutuu noudattamaan näitä käyttöehtoja. Hakija hyväksyy nämä ehdot rekisteröitymisen yhteydessä. HR4:llä on oikeus milloin tahansa muuttaa näitä ehtoja, jolloin muutokset tulevat voimaan hakijan hyväksyessä muutokset palveluun rekisteröitymisen yhteydessä.

3. HR4 sitoutuu huolehtimaan palveluun tallennettujen työpaikkahakemusten tietosuojasta henkilötietolain (523/1999) mukaisena rekisterinpitäjänä. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käytetään ainoastaan käyttöehdoissa kuvattuun tarkoitukseen. Kaikkea järjestelmään syötettyä tietoa käsitellään Suomen ja Tanskan henkilötietolakien säännösten mukaisesti. Tiedot tallennetaan turvallisille palvelimille, jotka sijaitsevat EU:n alueella. Tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä tarkemmin. Hakija hyväksyy tietosuojaselosteen ehdot käyttämällä HR4:n palveluita.

4. HR4 käyttää evästeitä palvelun laadun parantamiseen. Eväste on hakijan tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Se mahdollistaa palvelun käyttöön liittyvien tietojen käsittelyn. Saatujen tietojen avulla palvelua on mahdollista analysoida ja kehittää hakijalle paremmaksi.

5. Hakija saa palveluun henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Hakija vastaa käyttäjätunnuksen ja salasanan perusteella tapahtuvasta palvelun käytöstä.

6. Hakijalla on mahdollisuus palvelun välityksellä selata palveluun tallennettuja työpaikkailmoituksia ja tehdä sähköinen työhakemus. Hakija vastaa palveluun tallentamiensa tietojen oikeellisuudesta.

7. Palvelu on lähtökohtaisesti käytössä 24/7/365. HR4 ei kuitenkaan vastaa palvelun virheistä, käyttökatkoksista ja niiden aiheuttamasta palvelun käytön estymisestä tai palvelun katkeamisesta. HR4:llä on oikeus milloin tahansa lakkauttaa palvelu kokonaan tai osin tai tehdä siihen haluamiaan muutoksia. HR4:llä on myös oikeus purkaa hakijan käyttöoikeus palveluun päättymään välittömästi, mikäli hakija on rikkonut näitä käyttöoikeusehtoja. HR4 ei ole vastuussa mistään suorista, epäsuorista, välittömistä tai välillisistä vahingoista, jotka johtuvat palvelun tai sen sisällön käyttämisestä tai käytön estymisestä, vaikka HR4:lle olisi etukäteen ilmoitettu tällaisten vahinkojen mahdollisuudesta.

8. HR4 vastaa palvelun välityksellä tehtyjen työhakemusten välittymisestä työpaikkailmoituksen tehneelle työnantajalle vain silloin, kun palvelu ilmoittaa hakijalle tämän jättämän hakemuksen tallentumisesta järjestelmään.

9. Palveluun jätetty työpaikkahakemus ja sen sisältämät hakijaa koskevat tiedot tallentuvat (jos halutaan palveluun ja on työpaikkailmoituksen tehneen työnantajan käytettävissä rekrytointipäätöksen tekemiseen. Hakijan päivittäessä palveluun tallentamiaan perustietoja (mm. nimi, osoite ja yhteystiedot), päivitetyt tiedot ovat kaikkien niiden työnantajien käytössä, joille hakija on osoittanut työhakemuksen.

10. Palvelu ja sen sisältö ovat HR4:n tai sen yhteistyökumppaneiden omaisuutta, joka on suojattu tekijänoikeuslaeilla ja kansainvälisillä tekijänoikeussopimuksilla, sekä muulla immateriaalioikeuslainsäädännöllä. HR4 ei myönnä hakijalle suoria tai epäsuoria oikeuksia mihinkään immateriaalioikeuksiin.

11. Palvelun käyttämiseen ja näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintasäännöksiä. Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet ensisijaisesti neuvotteluteitse. Mikäli sovintoratkaisuun ei päästä, palvelun käyttöön liittyvät erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.

 

Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen tietosuojaseloste

Laatimispvm 19.09.2016

Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: HR4 Solutions Oy / Promenade Research Oy
Osoite: Tarvonsalmenkatu 15, 02600 Espoo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriasioista vastaava henkilö: Nina Koskela, HR Director, nina.koskela@hr4.fi

Rekisterin nimi
Rekisteri HR4 Solutions Oy:n / Promenade Research Oy:n työnhakijoista

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin tarkoitus
Rekisteri on tarkoitettu HR4 Solutions Oy:n ja Promenade Research Oy:n (jäljempänä HR4) ilmoittamiin avoimiin työtehtäviin tulevien hakemusten ja hakijatietojen käsittelyyn. Järjestelmään rekisteröitynyt henkilö voi osoittaa hakemuksensa kohdistettuun HR4:n tai sen asiakasorganisaation työtehtävään tai jättää järjestelmään avoimen hakemuksen.

Henkilörekisteri muodostuu henkilön itse rekrytointijärjestelmän kautta ilmoittamista tiedoista. Tietoja käsitellään Suomen ja Tanskan henkilötietolakien säännösten mukaisesti. Henkilön lähettämät kohdistetut hakemukset poistetaan järjestelmästä automaattisesti 6 kuukauden kuluessa hakemuksen lähetyksestä ellei hakija toisin pyydä. Henkilö voi myös itse poistaa lähettämänsä kohdistetun hakemuksen hakuajan voimassaoloaikana, ja milloin tahansa hakuajan päättymisen jälkeen. Avoin hakemus on aktiivisena järjestelmässä 6 kuukautta hakijan viimeisimmän järjestelmään kirjautumisen jälkeen. Tämän jälkeen hakemus poistetaan järjestelmästä automaattisesti. Pyynnöstä henkilön kaikki tiedot poistetaan järjestelmästä välittömästi, eikä tietoja voi tämän jälkeen enää palauttaa.

Tietokannan tietoja voidaan käyttää anonyymeihin tilastoihin. Tietoja käytetään tällöin kollektiivisesti, eikä tietokannan yksittäisiä käyttäjiä voi tunnistaa käytettyjen tietojen perusteella.

Rekisterin tietosisältö
Henkilö täyttää rekrytointijärjestelmässä muun muassa seuraavat tiedot, joista osa on pakollisia, osa vapaaehtoisia: etunimi, sukunimi, lähiosoite, postinumero- ja toimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, hakijan suorittamat tutkinnot ja koulutukset, äidinkieli, muu kielitaito, IT-taidot, työkokemus, palkkatoive, irtisanomisaika, työtehtävät ja toimipaikat, joista henkilö on kiinnostunut, avoimen hakemuksen voimassaoloaika ja mistä henkilö on kuullut avoimesta työtehtävästä. Rekrytointijärjestelmään tallentuvat tiedot henkilön täyttämistä työhakemuksista, niiden sisällöstä sekä lähetysajankohdasta.

Rekisterin tietolähteet
Rekisteri koostuu henkilön järjestelmään syöttämistä tiedoista sekä hänen sinne liittämistään hakemuksesta, ansioluettelosta sekä muista hakemuksen liitteistä.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan Accountor-konsernin sekä HR4:n yritysten ja työntekijöiden käyttöön, ulkopuolisille palveluntarjoajille sekä HR4:ään kuuluvien yritysten palkkaamien ulkopuolisten yritysten ja henkilöiden käyttöön siltä osin kuin tietoja on tarpeen luovuttaa rekrytointipalvelujen toteuttamiseksi. Tietoja luovutetaan lisäksi HR4:n asiakasorganisaatiolle siltä osin kuin tietojen luovutus on tarpeen kyseisen rekrytoinnin toteuttamiseksi. Hakijoiden tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
a) Manuaalinen aineisto
Hakijoiden tietoja voidaan tarvittaessa tulostaa paperille. Asiakirja-aineistot säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan käyttövaltuuksien hallinnan avulla. Rekisterin suojauksesta on kulunvalvonnan käytön lisäksi huolehdittu ohjeistamalla, että tiedot säilytetään aina lukituissa tiloissa, kuten lukituissa kaapeissa.

b) Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Rekisterin ylläpitoon tarvittavat palvelimet sijaitsevat lukituissa ja kulkuoikeuksin suojatuissa tiloissa. Järjestelmään käyttöön vaaditaan HR4:n myöntämä, salasanoin suojattu ja henkilön tehtävään liittyvä käyttöoikeus. Oikeus järjestelmän käyttöön päättyy, jos henkilö siirtyy pois niistä tehtävistä, joiden takia käyttöoikeus on hänelle myönnetty.
Rekisteriä pidetään tietoverkossa, joka on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla. Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävät luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Työnhakija voi muokata tai päivittää tietoja milloin tahansa. Jos työnhakija ei kirjaudu sisään 180 päivän aikana, tiedot poistetaan tietokannasta. Työnhakija voi milloin tahansa poistaa tietonsa kirjautumalla sisään ja painamalla kohtaa ”poista käyttäjä” tai ottamalla yhteyttä HR4:ään.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja tietojen korjaaminen
Rekisterissä olevalla henkilöllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteristä vastaavalle henkilölle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista. Rekisterinpitäjä huolehtii, että kaikki virheellisiksi tai vanhentuneiksi havaitut tiedot korjataan tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

(suomeksi)

TERMS OF USE AND PRIVACY POLICY

Terms of Use

1. This is a recruitment service managed by Accountor Group and intended for HR4 Solutions Oy and Promenade Reseach Oy (later called HR4).

2. In order to use the service, registered applicant must agree to comply with these terms of use. This is confirmed upon registration. HR4 is entitled to change these terms at any time, and the changes become effective once the applicant confirms acceptance in conjunction with registration.

3. HR4 undertakes to ensure the protection of privacy with regard to job applications saved in the service in the role of a data controller as referred to in the Finnish Personal Data Act (523/1999). The personal data is treated as confidential and only for the purpose described in this terms of use. All the data fed into the system by the applicant is processed in accordance with the Finnish Personal Data Act and with the Danish Personal Data Protection Act. All the data is stored on secure servers located in the EU. The processing of personal data is described in more detail in the privacy policy. By using the service applicant agrees to the privacy policy.

4. HR4 is using cookies to improve the quality of the service. A cookie is a text file that is sent and stored on the computer of the applicant. It makes possible to process the information related to the service. With the information gained it’s possible to analyze and improve the service for the applicant.

5. The applicant receives a personal username and password for the service. The applicant shall be responsible for all use of the service with these details.

6. With the service, the applicant can browse job advertisements stored in the service and submit electronic job application. The applicant is responsible for the correctness of the information they enter using the service.

7. As a rule, the service is available 24/7/365. However, HR4 shall not be liable for any errors or interruptions in service availability and the consequent inability to use the service. HR4 is entitled to close the service entirely or in part, and to make any changes to the service at any time. HR4 is also entitled to revoke the applicant’s rights to access the service immediately if the applicant breaches these terms of use. HR4 is not liable for any direct or indirect damages arising out of the use, or the inability to use the service or its content even if HR4 has been advised of the possibility of such damages in advance.

8. HR4 is responsible for the forwarding of job applications submitted using the service only in cases when the applicant receives a confirmation of the application being successfully saved in the system.

9. Job applications submitted in the service are saved in the system and become available for employer to use in its recruitment processes. When the applicant updates his/her basic personal data (e.g. name, address and contact information) provided in the service, the updated information becomes available to any employer the applicant has addressed the application to.

10. The service and its content are the property of HR4 and its co-partners, protected by copyright laws and international copyright agreements as well as other intellectual property legislation. HR4 does not give the applicant immaterial rights to any information or content in the Service.

11. Any disputes arising out of the use of the service or these terms of use shall be governed by the laws of Finland excluding its choice of laws rules. The parties shall seek to settle disputes by negotiating. If dispute negotiations between the parties are inconclusive, then the dispute shall be finally resolved in the District Court of Helsinki.

 

Privacy Policy

In accordance with the Personal Data Act (523/99) 10 § and 24 §

Date of drafting 19.09.2016

Controller
Data controller: HR4 Solutions Oy / Promenade Research Oy
Address: Tarvonsalmenkatu 15, 02600 Espoo

Contact person
Person in charge of the register: Nina Koskela, HR Director, nina.koskela@hr4.fi

Name of the register
Job applicant register of HR4 Solutions Oy / Promenade Research Oy

The purpose for processing the personal data and the purpose for the use of a register
The register is for processing applications and applicant information received for job vacancies announced by HR4 Solutions Oy and Promenade Research Oy (later called HR4). A person registered in the system may apply for a specific position in HR4 or its client organization or leave an open job application in the system.

The register contains the information entered by a person themselves in the system. All the data fed into the system is processed in accordance with the Finnish Personal Data Act and with the Danish Personal Data Protection Act. Applications sent for a specific job vacancy are deleted after 6 months from the submission unless the applicant otherwise advises. A person can also him/herself delete an application sent for a specific job vacancy before the end of the application period and any time after the application period has ended. An open application remains active in the system for a period of 6 months after the latest system log in by the applicant. After this, the application is automatically deleted. At the request of the applicant all information is deleted from the system immediately, after which the data can no longer be recovered.

Register information can be used for anonymous statistical purposes. For these purposes, information is used collectively so that individual persons cannot be identified based on the data used.

Content of the register
In the recruitment system a person fills out the following information among others, of which some is compulsory and some is voluntary: first name, last name, address, postal code and city, country, phone number, e-mail address, education and degrees, mother tongue, other languages, computer skills, work experience, desired salary, term of notice, preferred duties and location to work, the period of validity of an application and how did a person hear about the open position. Information from job applications filled in by an applicant, about the content of these and the date are stored in the recruitment system.

Regular sources of information
The register contains the information entered by an applicant in the system, application, CV and any documents the applicant attached to the application.

Regular destinations of disclosed data
Personal data may be disclosed to Accountor Group, including HR4 Group, and to its employees, third party service providers and third party companies and persons recruited by companies belonging to HR4 in so far as this is necessary for carrying out recruitment services. Furthermore, personal data may be disclosed to client organizations of HR4 in so far as this is necessary for carrying out recruitment. Data is not transferred outside the EU/ETA.

The principles how register is secured
a) Manual material
Personal information of applicants may be printed on paper if needed. The documentation is stored at the premises protected by physical access control and the use is monitored with individual access authorizations. In addition to access control, the register is secured by guidelines for storing the documents always in locked premises such as lockers.

b) Data processed electronically
The servers on which the register is maintained are located in a secured datacenter within the EU. Access to the system requires a password protected access right granted by HR4 as this is necessary for carrying out the job duties. The right of access to the system ends if a person takes up other duties than those for which access rights were given. The register is stored in a network and it is protected from public network by means of fire walls. Transfer of confidential information via public network is protected by technical means.

Storage, archiving and destruction of personal data files
The applicant may amend or update the information at any time. If the applicant doesn’t log in within 180 days, information will be deleted from the system. The applicant may delete his or her information at any time by logging in and clicking ”delete user” or by contacting HR4.

Right of inspection and correction of data
By virtue of Personal Data Act a person has a right to see what information concerning them has been filed in the register. Request for the inspection of the data is to be addressed in writing and signed to the person in charge of the register or it can be presented in person at the address mentioned above.

A data subject has the right to require incorrect, unnecessary, inadequate or outdated information about them to be corrected. The data controller shall ensure that all the information identified to be incorrect or outdated will be corrected or deleted without undue delay.